Det korte svar
Trevejsmatch sammenholder indkøbsordren, varemodtagelsen og leverandørfakturaen. Formålet er at synliggøre forskelle mellem det aftalte, det modtagne og det fakturerede, før sagen følger virksomhedens godkendelsesproces.
Hvad kontrolleres i de tre dokumenter?
Indkøbsordren beskriver det aftalte køb. Modtagelsen dokumenterer, hvad der er registreret modtaget. Fakturaen beskriver leverandørens krav. Dokumenterne bør kobles på linjeniveau, fordi en samlet fakturasum kan skjule forskelle mellem varer.
Microsofts beskrivelse af trevejsmatch skelner mellem priskontrol mod indkøbsordren og mængdekontrol mod modtagelsen. Den praktiske opsætning afhænger af system og proces. Aftal derfor, hvilke forskelle der kræver afklaring, og hvem der ejer dem.
Eksempel: 100 bestilt, 80 modtaget, 100 faktureret
Antag en aftalt pris på 20 kr. pr. styk. Indkøbsordren har et grundlag på 2.000 kr., mens 80 registreret modtagne styk svarer til 1.600 kr. før øvrige poster. Fakturaen på 100 styk kræver afklaring af de sidste 20.
Forskellen kan skyldes en faktureringsfejl, en modtagelse, der ikke er registreret endnu, eller en særlig aftale. Automatiseringen skal synliggøre forskellen og samle dokumentationen; den skal ikke selv vælge forklaringen.
| Dokument | Antal | Pris pr. styk |
|---|---|---|
| Indkøbsordre | 100 | 20 kr. |
| Registreret modtagelse | 80 | — |
| Faktura | 100 | 20 kr. |
Fordel afvigelser til den rigtige ejer
En manglende modtagelse hører ofte til lager eller indkøb, mens en forkert pris kræver aftalegrundlaget. Opret få tydelige fejltyper, så økonomiteamet ikke skal sende alle sager rundt manuelt. Vis fakturalinje, ordrenummer og relevante modtagelser samlet.
Tolerancer kan være nødvendige for eksempelvis afrunding, men de bør besluttes fagligt. En bred tolerance kan skjule systematiske fejl. Skeln også mellem en tolerance, der tillader videre behandling, og en tilladelse til endelig godkendelse.
Test delleverancer og flere fakturaer
En indkøbsordre kan have flere modtagelser og flere fakturaer. Kontrollen skal derfor tage højde for allerede matchede mængder, så samme modtagelse ikke bruges som grundlag to gange. Kreditnotaer og returbevægelser bør også kunne spores til det oprindelige forløb.
Start med forslag og lad økonomiteamet registrere årsagen til rettelser. Følg, hvor mange afvigelser der skyldes data, timing eller reelle leverandørfejl. Det gør det muligt at forbedre upstream-processen i stedet for blot at gøre kontrollen hurtigere.
Brug det i praksis
Jeres næste skridt
- Knyt fakturaen til konkrete ordrelinjer.
- Kontrollér både priser og modtagne mængder.
- Medtag allerede fakturerede eller krediterede mængder.
- Aftal tolerancer og ansvar for hver afvigelse.
- Test flere modtagelser og fakturaer på samme ordre.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på to- og trevejsmatch?+
Tovejsmatch sammenholder typisk faktura og indkøbsordre. Trevejsmatch inddrager også modtagelsen.
Er en afvigelse altid en fejl fra leverandøren?+
Nej. Den kan skyldes forsinket registrering, en særlig aftale eller en forkert intern reference.
Kan trevejsmatch bruges til alle køb?+
Det kræver et egnet ordre- og modtagelsesgrundlag. Andre køb kan have behov for en anden dokumenteret kontrolproces.
Kilder og faglig baggrund
De praktiske eksempler og tjeklister er udarbejdet til denne guide. Følgende kilder uddyber de angivne faglige begreber.
Baggrund om sammenholdelse af indkøbsordre, modtagelse og faktura.
Begreber i guiden
Fra guiden til jeres arbejdsgang
Brug et afgrænset pilotforløb til at teste metoden på jeres data og undtagelser.
Udgivet af Norstream med AI-assisteret udarbejdelse. Eksempler er illustrative, medmindre andet er angivet. Tilpas metoder og kontroller til jeres systemer og faglige ansvar.
Har du en rettelse eller et spørgsmål?