Sådan er regnestykket bygget op
Frigivet tid = månedligt antal sager × andel, der kan omfattes × (minutter før − minutter efter) / 60. Tiden efter skal inkludere menneskelig kontrol og gennemsnitligt efterarbejde for de omfattede sager.
Kapacitetsværdi = frigivne timer × intern timeomkostning. Nettokapacitetsværdi = kapacitetsværdi − månedlige driftsomkostninger. Simpel tilbagebetaling = engangsinvestering / positiv nettokapacitetsværdi pr. måned.
Frigivet tid er ikke automatisk en kontant besparelse
Medarbejdernes tid får først økonomisk effekt, når den kan bruges til noget værdifuldt, eksempelvis flere behandlede sager eller mindre overarbejde. Lønudgiften falder ikke nødvendigvis. Derfor kalder vi resultatet kapacitetsværdi.
Beregningen medtager ikke skat, finansiering, diskontering, omsætningsvækst eller værdien af færre fejl. Den forudsætter ens volumen, tidsforbrug og omkostninger fra måned til måned. Brug et særskilt budget til en investeringsbeslutning.
Brug tal fra en repræsentativ prøve
Mål aktiv arbejdstid på både standard- og undtagelsessager. Brug ikke kun de hurtigste eksempler. Sæt andelen ned, hvis kun bestemte kunder, bilag eller ordretyper er egnede.
Medregn implementering, integration, oplæring og intern projekttid i engangsinvesteringen. Medregn licenser, forbrug, support og løbende kontrol i driften uden at tælle medarbejdertid dobbelt. Prøv både et forsigtigt og et mere optimistisk scenarie.