Et afgrænset link til de oplysninger, der mangler
Når partioplysninger mangler, kan leverandøren modtage et link og en engangskode til det afgrænsede forløb. Leverandøren udfylder oplysninger pr. vare og kan tilføje en note og et dokument. Dialogen bliver i en lukket beskedtråd.
Portalen skal sættes op med de relevante varer, referencer og adgange. Den indhenter ikke i sig selv en garanti for, at leverandøren svarer, eller at svaret er korrekt. En ansvarlig skal kunne følge op på både manglende og modstridende oplysninger.
Certifikater med udløbsdato og varsel
NoraOS har et arkiv til virksomhedens og leverandørernes certifikater, eksempelvis økologi, MSC/ASC og IFS/BRC. Udløbsdato og varsel kan gøre det synligt, hvornår der skal følges op. Nora kan læse certifikater fra leverandørens hjemmeside og fra PDF.
En registreret dato er ikke det samme som en faglig godkendelse af dokumentets gyldighed eller anvendelsesområde. Kontrollér leverandør, aktivitet, vareomfang og den periode, dokumentationen skal dække. En påmindelse er heller ikke dokumentation for, at et nyt certifikat er indhentet.
Eksempel: modtagelsen mangler en partioplysning
En leverance indeholder tre varelinjer. Én mangler en entydig partioplysning, og leverandøren har vedlagt et dokument, som ikke kan kobles sikkert til linjen. Det er et illustrativt eksempel, ikke en kundecase.
Den ansvarlige afgrænser forespørgslen til varen og leverancen. Leverandøren supplerer med reference, note og dokument. Medarbejderen kontrollerer sammenhængen og tager stilling til næste handling. Hvis oplysningerne fortsat ikke stemmer, bliver sagen ved med at kræve afklaring.
Fra viden til handling
Følg én manglende oplysning til afklaring
Tag en anonymiseret leverandørforespørgsel med. Vi gennemgår referencer, adgang og den kontrol, der skal ske efter svaret.
Gennemgå jeres leverandørflowHold svar, vurdering og frigivelse adskilt
At leverandøren har svaret, betyder ikke nødvendigvis, at varen kan frigives. Virksomheden skal aftale, hvem der kontrollerer dokumentationen, hvilke oplysninger der kræves, og hvad der sker ved uenighed. Leverandørens svar skal kunne findes sammen med den relevante reference.
Nora Assistant, faste regler og tilvalgt autonomi har forskellige beføjelser. Hvilke handlinger der kan gennemføres, afhænger af opsætning og aftalt mandat. En leverandør må ikke få adgang til andre leverandørers eller kunders oplysninger gennem forløbet.
Prøv én leverandør og én dokumenttype
Vælg et gentaget problem, og aftal hvad et brugbart svar indeholder. Afprøv normalforløbet, manglende svar og et forkert dokument. Kontrollér også, hvordan adgang afgrænses, og hvordan en medarbejder overtager sagen.
Mål tid til afklaring, manglende felter og behov for ny opfølgning. Det er et bedre beslutningsgrundlag end antal udsendte forespørgsler alene. En demo skal vise både portalens forløb og den faglige vurdering bagefter.