Det korte svar
Mål værdien som forbedringen i hele arbejdsgangen efter kontrol, rettelser og drift. En tidsbesparelse er først brugbar, når kvaliteten bevares, og den frigivne kapacitet kan anvendes.
Lav en baseline, før I ændrer processen
Registrér antal sager, samlet arbejdstid og antal rettelser over en repræsentativ periode. Tag højde for travle dage og svære sager. Hvis I kun måler de bedste forløb, bliver det efterfølgende svært at vide, om automatiseringen faktisk har forbedret hverdagen.
Regn på nettotid frem for bruttotid
En opgave kan blive hurtigere at udføre og samtidig kræve mere kontrol. Træk derfor tid til godkendelse, fejlretning og vedligehold fra den sparede tid. Et illustrativt regnestykke: 400 sager med tre sparede minutter giver 20 timer. Kræver efterkontrol fem timer, er nettogevinsten 15 timer.
Medtag omkostningerne ved drift
Sammenhold gevinsten med opsætning, integration, løbende systemomkostninger og den interne procesejers tid. Skeln mellem frigivet kapacitet og en faktisk økonomisk besparelse. Frigivet tid har størst værdi, når I beslutter, hvilke opgaver medarbejderne i stedet skal løse.
Følg kvaliteten sammen med hastigheden
Brug få mål, som teamet kan forklare: behandlingstid, andel sager uden rettelser og ventetid hos kunden. Undersøg afvigelser løbende. Hvis hastigheden stiger, men fejlene følger med, skal reglerne eller afgrænsningen justeres, før flere sager sendes gennem løsningen.
Et måleark til før og efter
Sammenlign eksempelvis 100 afsluttede sager før og efter ændringen, fordelt på samme typer. Registrér tid fra start til færdig opgave, aktiv medarbejdertid og antal rettelser. Antallet er et praktisk eksempel; vælg et omfang, der dækker jeres variation.
Hvis de nye sager er lettere end de gamle, kan løsningen se bedre ud uden faktisk at være blevet mere effektiv. Del derfor resultatet op i standard- og undtagelsessager. Medtag også afviste sager, så gevinsten ikke kun beregnes på den del, automatiseringen kunne klare.
Aftal en opfølgning efter den første indkøring. Oplæring kan give ekstra tid i starten, mens nye fejltyper først viser sig senere. Gem forudsætningerne, så ledelsen kan se forskellen mellem et estimat, et pilotresultat og realiseret effekt.
| Mål | Før | Efter |
|---|---|---|
| Aktiv tid pr. sag | Målt på samme sagstyper | Inklusive kontrol og rettelser |
| Gennemløbstid | Start til afslutning | Samme definition |
| Korrekte sager | Uden efterfølgende rettelse | Samme kvalitetskrav |
| Undtagelser | Antal og årsag | Antal, årsag og behandlingstid |
Brug det i praksis
Jeres næste skridt
- Brug samme definitioner før og efter.
- Medtag afviste og svære sager.
- Skeln mellem kapacitet og kontant besparelse.
- Medregn intern drift og vedligehold.
- Forklar hvordan frigivet tid skal anvendes.
Ofte stillede spørgsmål
Er sparede timer det samme som sparede lønkroner?+
Ikke nødvendigvis. Timerne kan give mere kapacitet eller bedre service uden at reducere virksomhedens lønudgift.
Hvordan undgår vi at overvurdere gevinsten?+
Brug en repræsentativ baseline og medtag al kontrol og fejlretning. Beregn også et konservativt scenarie.
Bør vi kun måle tid?+
Nej. Fejl, kundens ventetid og behovet for genarbejde kan ændre den samlede værdi.
Kilder og faglig baggrund
De praktiske eksempler og tjeklister er udarbejdet til denne guide. Følgende kilder uddyber de angivne faglige begreber.
Teknisk baggrund om afgrænsning og evaluering af AI-forløb. Guidens arbejdsark og regneeksempler er Norstreams egne illustrative metoder.
Begreber i guiden
Fra guiden til jeres arbejdsgang
Afprøv volumen, tidsforbrug og omkostninger i et konkret scenarie med egne tal.
Brug skabelonen
Saml jeres egne oplysninger i et arbejdsgrundlag, som kan udfyldes og downloades.
Udgivet af Norstream med AI-assisteret udarbejdelse. Eksempler er illustrative, medmindre andet er angivet. Tilpas metoder og kontroller til jeres systemer og faglige ansvar.
Har du en rettelse eller et spørgsmål?