Business intelligence: Fra data til bedre beslutninger

Begynd med en beslutning frem for et dashboard

Et dashboard er en måde at vise information på. Det er ikke selve målet. Spørg først, hvilken beslutning en medarbejder eller leder skal kunne træffe bedre. For en grossist kan det være at prioritere åbne ordrer, vurdere langsomt lager eller undersøge årsager til gentagne forsinkelser.

Skriv spørgsmålet i almindeligt sprog: Hvilke kundeordrer risikerer at blive forsinkede i denne uge? Derefter kan I beslutte, hvilke data der er nødvendige. Startes arbejdet med alle tilgængelige felter, bliver resultatet let en stor rapport uden en tydelig anvendelse.

Definér nøgletallet, før I regner

Begrebet levering til tiden kan betyde forskellige ting. Måles der mod kundens ønskede dato eller den bekræftede dato? Tæller en delvist leveret ordre som rettidig? Er det ordren, ordrelinjen eller den enkelte enhed, der indgår? Små forskelle i definitionen kan ændre konklusionen.

I et illustrativt datasæt er 90 af 100 afsluttede ordrer leveret rettidigt efter en bestemt definition. Det giver 90 procent. Hvis åbne, allerede forsinkede ordrer udelades, siger tallet dog ikke nok om den aktuelle situation. Vis derfor både afsluttede forløb og de åbne sager, der kræver handling.

Afstem tallene med kilden

Vælg en lille periode og sammenlign rapporten med de bagvedliggende sager. Kontrollér antal, beløb, datoer og status. Hvis en ordre optræder flere gange efter sammenkobling af ordrelinjer og leverancer, kan både omsætning og antal være for højt.

Lav en fast kontrol af datagrundlaget: seneste opdatering, manglende identifikatorer og afvigelser i totaler. En rapport kan se helt normal ud, selv om gårsdagens data ikke kom ind. Brugerne bør kunne se, hvornår oplysningerne er opdateret, og hvem de skal kontakte ved mistanke om fejl.

Vælg værktøj ud fra arbejdet

Power BI er et eksempel på et værktøj til analyse og rapportering. Vurder datakilder, vedligeholdelse, deling og medarbejdernes kompetencer frem for kun udseendet på diagrammerne. Et enkelt, vedligeholdt overblik kan være mere anvendeligt end en avanceret rapport, som ingen kan rette.

Bed om en demonstration med jeres egne anonymiserede eksempler. Kan brugeren finde årsagen til en afvigelse? Kan en opdatering gennemføres uden manuel kopiering? Kan adgang begrænses til de relevante oplysninger? De spørgsmål viser den daglige arbejdsbyrde.

Forbind indsigt med en kontrolleret handling

Når en rapport viser forsinkede ordrer, skal nogen følge op. Aftal hvem, hvordan og hvornår. Det er her, automatisering kan undersøges: samle sagsgrundlaget, foreslå en prioritering eller klargøre et internt overblik. Rapportens beregning og en eventuel systemændring bør være to tydelige trin.

NoraOS kan indgå i en afklaring af opfølgningen på afvigelser. Et forslag til kundesvar skal eksempelvis bygge på aktuel ordrestatus, ikke alene på en rapport fra i går. En automatisk besked eller ændring kræver sit eget mandat og kontrol.

Lav en definition, som en kollega kan gentage

Brug tabellen til det første nøgletal. Hvis to kolleger ikke kan beregne det samme resultat på samme sager, er definitionen ikke færdig. Gentag kontrollen, når datakilder eller forretningsregler ændres.