Svar kunderne, mens kontoret er lukket
Nora kan læse henvendelser fra e-mail, SMS og kundeportal. Når spørgsmålet kan besvares ud fra aktuelle og godkendte data, kan kunden få et relevant svar med det samme — også om aftenen eller tidligt om morgenen.
Kræver sagen en medarbejder, samler Nora kundens historik, ordrestatus og den nødvendige dokumentation, så sagen er klar til beslutning ved næste vagt.
Fra besked til registreret ordre
En ordre i en e-mail behøver ikke blive til manuel indtastning. Nora kan identificere kunde, varer og mængder og kontrollere oplysningerne mod aftalepriser, kredit, lager og levering.
- Genkend kunde og kontaktperson
- Aflæs varer og mængder fra e-mail eller SMS
- Kontrollér lager, aftalepris og leveringsmulighed
- Klargør ordren eller send en tydelig undtagelse
- Bekræft modtagelsen over for kunden
- Saml næste handling til medarbejderen
Ingen skjult bunke næste morgen
Medarbejderen skal ikke først bruge morgenen på at finde ud af, hvad der er kommet ind. Nora kan sortere, prioritere og klargøre sagerne løbende. Det betyder, at teamet starter med de få beslutninger, der faktisk kræver menneskelig vurdering.
Kontrol over hvert svar
Virksomheden bestemmer, hvilke svar Nora må sende, hvilke datakilder hun må bruge, og hvilke emner der altid skal eskaleres. Nye arbejdsgange kan starte som kladder og først senere sendes automatisk.
Eksempel: kunden bestiller i kolli, lageret tæller i styk
Forestil jer en ordre på 12 kolli af en vare med 6 styk pr. kolli. Før et ordreudkast oprettes, skal systemet både genkende kundens varenummer og omsætte mængden til 72 styk. En korrekt læst mail er derfor ikke i sig selv en korrekt ordre.
Dette er et illustrativt eksempel. Pakningsstørrelse, prisgrundlag og disponible varer skal kontrolleres i jeres godkendte datakilder. Mangler en oplysning, skal sagen til afklaring frem for at få en antaget værdi.
Afgræns den første ordreproces
Begynd eksempelvis med én postkasse, én kundetype og en afgrænset varegruppe. Aftal, hvilke formater der indgår, og hvordan ændringer, annulleringer og gentagne mails genkendes.
Det konkrete ERP og dets adgangsmuligheder bestemmer, om NoraOS kan klargøre et udkast, oprette en ordre eller kun samle data til godkendelse. Automatisk bekræftelse bør først aktiveres efter afprøvning af pris, kredit og levering.
Mål kvalitet sammen med tidsforbrug
Sammenlign aktiv behandlingstid før og efter på samme typer af sager. Følg samtidig fejl i ordrelinjer, andelen af sager til manuel kontrol og antallet af efterfølgende rettelser.
En hurtigere proces er kun en gevinst, hvis de færdige ordrer er korrekte. Medregn tid til kontrol og rettelser, når I vurderer den frigivne kapacitet.
Hvad skal et ordreudkast indeholde?
Et brugbart udkast skal kunne kontrolleres uden at begynde forfra. Vis kundereference, kildehenvendelse, varematch, antal og enhed, prisgrundlag samt ønsket levering. Skeln mellem oplysninger fra kunden og oplysninger hentet fra ERP.
Hvis kunden ændrer en tidligere ordre, skal ændringen knyttes til den eksisterende sag. En videresendt mail eller en ny vedhæftning må ikke alene udløse endnu en ordre.
- Manglende varenummer: vis mulige match til godkendelse.
- Uklar enhed: stop før omregning mellem kolli og styk.
- Manglende pris: få aftalen afklaret før bekræftelse.
- Restordre: afklar dellevering eller alternativ med kunden.