Fra levering til faktura: et sammenhængende flow

Vælg det rigtige tidspunkt for fakturering

Virksomheden skal definere, hvilken hændelse der gør en ordre klar til fakturering. Det kan være en godkendt leveringsregistrering eller en anden aftalt milepæl. En ordrestatus alene er ikke tilstrækkelig, hvis den ikke afspejler, hvad kunden faktisk har modtaget.

Sammenhold antal, priser og referencer

Fakturagrundlaget bør kontrolleres mod aftalepris, leveret mængde, rabatter og kundens referencekrav. Håndtér delleverancer særskilt. Hvis en varelinje afviger, bør løsningen vise afvigelsen og det oprindelige grundlag, så økonomiteamet kan træffe en beslutning.

Forebyg dubletter og uklare rettelser

Det samme leveringssignal kan komme flere gange. Brug entydige referencer, så gentagne hændelser ikke skaber nye fakturaer. Gem forbindelsen mellem ordre, levering og faktura. En rettelse skal følge virksomhedens proces og kunne forstås efterfølgende af både drift og økonomi.

Afprøv flowet med realistiske undtagelser

Test dellevering, returnering, manglende reference og ændret pris. Begynd med at klargøre fakturaforslag, og kontrollér dem i økonomisystemet. Udvid først automatisk afsendelse til de forløb, hvor nødvendige data og godkendelser er til stede.

Eksempel: fakturering af to delleverancer

Kunden har bestilt 50 styk til 100 kr. pr. styk. Første levering er 30 styk. Hvis aftalen er fakturering ved hver levering, er første grundlag 3.000 kr. før øvrige poster. Den senere levering på 20 styk giver et nyt grundlag på 2.000 kr.

Integrationens kontrol skal vise, at de første 30 allerede er faktureret. En ny hændelse med samlet leveret antal på 50 må ikke blive behandlet som 50 nye styk. Forskellen mellem total og ny bevægelse skal være tydelig i datamodellen.

Ved en retur skal teamet kunne finde den oprindelige levering og faktura. Lad ikke en negativ lagerbevægelse alene bestemme den økonomiske behandling. Dokumentér årsag og godkendelse i det samlede forløb.