CSRD og Scope 3: Hvordan ESG-krav ændrer hverdagen for fødevaregrossister

Hvorfor storkundernes klimaregnskab bliver dit problem

En supermarkedskæde kan bede jer dokumentere årets indkøbte mængder, produktgrupper og leverandøroplysninger. For jer er det en kundeforespørgsel; hos kunden kan det være input til bæredygtighedsrapportering og indkøbsbeslutninger. Hvis svaret kræver opslag i hundredvis af bilag, bliver datakvalitet en driftsopgave for både indkøb, lager og kvalitet.

CSRD-direktivet fastlægger bæredygtighedsrapportering for virksomheder, der er omfattet af reglerne, med rapportering efter ESRS. Scope 3 omfatter indirekte udledninger i værdikæden, eksempelvis indkøbte varer og transport. Når en kundes rapportering omfatter væsentlige udledninger fra indkøb, kan leverandøroplysninger forbedre beregningsgrundlaget.

En forespørgsel om Scope 3 i leverandørkæden gør ikke automatisk alle grossister direkte CSRD-pligtige. EU har ændret tidsplaner og arbejdet med forenklinger og begrænsninger af byrderne i værdikæden. Afklar derfor de gældende regler for jeres virksomhed og kundens konkrete behov. Oprindelse, fangstområde og produktionsmetode er ikke universelle CSRD-felter for alle leverancer; de kan være relevante for produktdokumentation og bestemte beregningsmetoder.

Når I møder ESG-krav som leverandør, så bed kunden angive formål, periode, enhed, ønsket format og hvilke oplysninger der faktisk er nødvendige. Det gør opgaven afgrænset og afslører, om kunden efterspørger rådata, sporbarhed eller beregnede emissioner.

Fra ringbind til rådata: Sporbarhed er fundamentet for compliance

Et lotnummer på en følgeseddel er kun nyttigt, hvis I også kan finde varemodtagelsen og de kundeleverancer, partiet indgår i. Ringbind kan indeholde den korrekte dokumentation, men manuelle opslag og kopiering bliver en flaskehals, når kunden kræver et digitalt, afstemt udtræk. Data skal kunne følges fra leverandør til levering og fakturagrundlag, også ved delleverancer og ompakning.

For fisk og skaldyr er EU 1379/2013 et konkret eksempel på produktspecifikke oplysningskrav. Artikel 35 omfatter bestemte fiskeri- og akvakulturprodukter ved salg til slutforbrugere eller storkøkkener og kræver blandt andet handelsbetegnelse, videnskabeligt navn, produktionsmetode samt fangst- eller opdrætsområde og relevante redskabskategorier. Anvendelsen afhænger af produktet og salgssituationen.

Disse mærkningskrav er ikke det samme som CSRD eller en CO₂-beregning. Grossistens opgave er at bevare de relevante oplysninger gennem vareflowet, så næste led kan opfylde sine krav. Andre fødevare- og sporbarhedsregler skal vurderes særskilt. Et system kan kontrollere aftalte felter; den faglige vurdering af gældende krav skal være på plads først.

Sådan automatiserer NoraOS dokumentationen

NoraOS kan sættes op til at aflæse rå leverandørdata fra eksempelvis følgesedler og specifikationer og forbinde dem med virksomhedens vare- og leverandørregistre. For en relevant fiskeleverance kan arbejdsgangen omfatte handelsnavn, latinsk navn, fangstområde, produktionsmetode, redskabskategori og leverandørens batchnummer.

I fastlægger de obligatoriske felter ud fra varetype, gældende krav og kundeaftaler. Nora validerer felterne mod de aftalte regler og viser kildebilaget ved tvivl. Et sandsynligt AI-udtræk er ikke en bekræftet oplysning: Modstridende navne, ulæselige numre og manglende værdier sendes til kontrol.

I det aftalte godkendelsesflow spærrer manglende obligatoriske data for godkendelse, indtil en ansvarlig medarbejder har afklaret dem. Nora skal ikke gætte et fangstområde eller udfylde en emissionsværdi uden grundlag. Hvilke handlinger der må udføres automatisk, fastlægges og testes i implementeringen.

Batchnummeret forbindes med modtaget mængde og de konkrete kundeleverancer. Ved deling af et parti skal relationen bevares, og ved sammenlægning skal alle relevante kilder kunne findes. Derfor handler batchstyring på lageret om sammenhæng mellem registreringer, ikke blot om at gemme et nummer.

Fra sporbarhedsdata til klimaregnskab

Et klimaregnskab for fødevaregrossister kræver en afgrænsning, en beregningsmetode og egnede emissionsfaktorer ud over varedata. GHG Protocol beskriver forskellige metoder til Scope 3-beregninger. Et batchnummer eller et latinsk artsnavn giver ikke i sig selv en beregnet udledning, og fuld batchsporbarhed er ikke en universel forudsætning for enhver Scope 3-metode.

NoraOS kan understøtte datagrundlaget med registrerede mængder, indkøb, perioder og dokumenterede leverandøroplysninger. Den, der beregner emissionerne, skal vurdere metodens egnethed, datakvalitet og usikkerhed. Aftal også, hvordan returneringer, kreditnotaer og efterfølgende rettelser kommer med, så rapporten kan afstemmes.

Skel mellem observerede data, leverandørens beregnede tal og egne estimater. Bevar kilde og version for hver leverance eller rapport. Det gør en konkret kundes spørgsmål lettere at besvare og mindsker risikoen for, at et skøn bliver præsenteret som dokumenteret fakta.

Få et tjek af arbejdsgangene, før næste kundeforespørgsel

Vælg ét produkt og én kundeleverance. Find leverandørbilag, oprindelsesoplysninger, batch, modtaget mængde og leveret mængde. Se derefter, hvilke oplysninger der går tabt eller skal tastes igen mellem systemerne. Test også en leverance med et manglende felt og kontrollér, om den bliver stoppet det rigtige sted.

Book et tjek af jeres arbejdsgange med Norstream. Vi gennemgår, hvor dokumentationen går i stå, hvilke kontroller der er nødvendige, og hvordan en afgrænset NoraOS-pilot kan forbinde leverandørdata med kundeleverancen. Tag gerne en anonymiseret kundeforespørgsel og et eksempel på et leverandørbilag med.

Når kunden kalder det et digitalt produktpas

Bed om at få afklaret, hvilket produkt og hvilket regelsæt kunden mener. Fødevarer og foder er undtaget fra ESPR-forordningens anvendelsesområde; en generel ESPR-produktpaspligt må derfor ikke bruges som begrundelse for alle fødevaredata. Kundens dokumentationsønske, fødevaresporbarhed og klimaoplysninger skal stadig vurderes hver for sig.