Det korte svar
Et konsignationslager er typisk varer placeret hos en anden part, hvor ejerskabet først overgår ved en aftalt hændelse, eksempelvis forbrug. Den konkrete aftale afgør vilkårene. Hold fysisk placering, ejerskab og afregning adskilt i data og arbejdsgange.
Begynd med at skelne mellem placering og ejerskab
Varer kan stå på virksomhedens lager uden at være virksomhedens egne. Omvendt kan virksomheden eje varer, som fysisk står hos en kunde. Hvis disse forhold blandes sammen, kan et lageroverblik se korrekt ud i antal og stadig give et forkert grundlag for indkøb eller afregning.
Beskriv derfor hvert vareflow med tre spørgsmål: Hvor står varen? Hvem ejer den nu? Hvilken hændelse ændrer ejerskab eller udløser afregning? Aftalen mellem parterne skal være tydelig, før systemerne sættes op. Guiden er en procesmetode, ikke en vurdering af konkrete regnskabs- eller afgiftsforhold.
Eksempel: 100 enheder hos kunden
Forestil jer, at leverandøren placerer 100 enheder hos kunden. Kunden registrerer senere et forbrug på 30. Der står herefter 70 fysisk tilbage, hvis ingen andre bevægelser er sket. Hvis aftalen udløser afregning ved registreret forbrug, er de 30 enheder grundlag for den aftalte behandling.
Antag derefter, at fem enheder er beskadiget. De fem skal registreres som en særskilt hændelse med årsag og ansvar. De må ikke automatisk blandes ind i normalt forbrug. Det skal afklares mellem parterne, hvordan skaden påvirker beholdning, ejerskab og eventuel afregning.
Registrér hændelser frem for kun slutsaldo
En månedlig saldo på 65 enheder forklarer ikke alene forskellen fra de oprindelige 100. Bevar leverancer, forbrug, retur og korrektioner med reference og tidspunkt. Så kan parterne afstemme både resultat og årsag uden at gætte ud fra et samlet tal.
Brug en fælles identifikation for vare og eventuelt parti, og aftal enheden. Hvis kunden tæller kasser, mens leverandøren afregner styk, skal omregningen være entydig. Ændringer i pakningsstørrelse skal håndteres, så historiske registreringer ikke genberegnes forkert.
Afstem fysisk optælling og registreret beholdning
Planlæg en optælling med et tydeligt skæringstidspunkt. Hvis varer flyttes under optællingen, skal bevægelserne registreres, så tælling og systemtal kan sammenlignes. Aftal, hvem der undersøger forskelle, og hvordan en godkendt korrektion dokumenteres.
En afvigelse er ikke automatisk et bevis på forbrug. Den kan skyldes manglende registrering, en forkert enhed eller en vare på en anden placering. Undersøg årsagen før en automatisk faktura eller indkøbsordre oprettes. Det er især vigtigt, når flere virksomheder arbejder i hver sit system.
Genbestilling skal bruge det rigtige grundlag
En lav fysisk beholdning kan udløse et forslag om genopfyldning, men beslutningen bør også tage højde for åbne leverancer, reservationer og den aftalte forsyningsmodel. Hvis en levering allerede er på vej, kan et simpelt minimumstal skabe dobbeltbestilling.
NoraOS kan undersøges til at samle registreringer, fremhæve afvigelser og klargøre forslag. Muligheden afhænger af datakilder og adgang. Ejerskab, priser og ansvar skal komme fra aftalte regler, og usikre registreringer skal stoppe til afklaring.
Lav én fælles afstemning
Brug tabellen til at beskrive de vigtigste bevægelser. Del definitionerne mellem lager, salg og økonomi. Vælg derefter et lille udsnit af varer og gennemfør en fuld afstemning med den anden part, før et større forløb automatiseres.
| Hændelse | Registrér særskilt |
|---|---|
| Leverance | Antal, vare, placering og reference |
| Forbrug | Tidspunkt og grundlag for afregning |
| Skade eller retur | Årsag, ansvar og godkendelse |
| Optælling | Skæringstidspunkt og forklaring på afvigelse |
Brug det i praksis
Jeres næste skridt
- Beskriv ejerskab og udløsende hændelse i aftalen.
- Adskil beholdning fra afregningsgrundlag.
- Afstem hændelser med fysisk optælling.
- Test genbestilling med åbne leverancer.
Ofte stillede spørgsmål
Er konsignationslager bare en ekstra lokation?+
En lokation kan vise, hvor varer står. Ejerskab og afregningsregler kræver yderligere afklaring i den konkrete løsning.
Kan en lagerforskel faktureres automatisk?+
Det bør ikke antages. Årsag, aftale og godkendelse skal afklares, før forskellen får økonomisk virkning.
Kilder og faglig baggrund
De praktiske eksempler og tjeklister er udarbejdet til denne guide. Følgende kilder uddyber de angivne faglige begreber.
Baggrund for lokationer og enheder i et ERP-system. Kilden dokumenterer ikke en bestemt konsignationsaftale eller en færdig NoraOS-funktion.
Fra guiden til jeres arbejdsgang
Brug et afgrænset pilotforløb til at teste metoden på jeres data og undtagelser.
Udgivet af Norstream med AI-assisteret udarbejdelse. Eksempler er illustrative, medmindre andet er angivet. Tilpas metoder og kontroller til jeres systemer og faglige ansvar.
Har du en rettelse eller et spørgsmål?