Power Apps: Fra regneark til en brugbar arbejdsapp

Hvornår er en intern app relevant?

Et delt regneark kan fungere fint til en lille, overskuelig opgave. Problemerne begynder, når flere medarbejdere retter samme sag, vigtige felter mangler, eller det er uklart, hvem der skal gøre noget næste gang. En app kan styre indtastning og vise opgaven i en tydelig rækkefølge.

Start med at beskrive handlingen. 'Registrér en beskadiget levering og send den til den ansvarlige' er mere præcist end 'vi skal have en app til lageret'. Det første giver et afgrænset skærmbillede, et datasæt og et afslutningspunkt, som kan testes.

Eksempel: registrering i varemodtagelsen

Forestil jer, at en medarbejder modtager otte kasser, hvoraf én er beskadiget. Appen bør kunne knytte registreringen til den rette indkøbsordre, vise forventet antal og kræve en afvigelsesårsag. Et billede kan være nyttigt, hvis medarbejderne har aftalt, hvad det dokumenterer.

Registreringen er ikke nødvendigvis det samme som en endelig postering i ERP. En ansvarlig kan skulle vurdere, om varen kan bruges, om leverandøren skal kontaktes, og om der skal ske en økonomisk korrektion. Gør status og mandat synligt, så en nem registrering ikke bliver en utilsigtet godkendelse.

Bestem datakilden før skærmbilledet

Microsoft beskriver Power Apps som en platform, der kan forbinde forskellige datakilder. Hvilke forbindelser og funktioner I kan bruge, skal undersøges i jeres miljø og licensgrundlag. En prototype med eksempeldata dokumenterer ikke, at produktionsforbindelsen er klar.

Skriv ned, hvor varenummer, ordrestatus og brugerrettigheder kommer fra. Undgå at kopiere en varefortegnelse til et ekstra regneark uden en opdateringsplan. Hvis appen viser gårsdagens status, skal medarbejderen kunne se det. Ellers kan et pænt interface gøre en gammel oplysning mere overbevisende.

Adskil app, automatisering og AI

Appen giver medarbejderen en arbejdsflade. Et automatisk flow kan sende sagen videre eller opdatere et system efter faste regler. AI kan være relevant til at fortolke en fri tekst eller foreslå en klassifikation. Det er tre forskellige behov, der bør afklares hver for sig.

Ved et muligt NoraOS-forløb kan opgaven eksempelvis være at samle oplysninger fra en mail med en registreret afvigelse. Afklar ansvar mellem app, ERP og automatisering, før noget skriver til driften. Ingen af komponenterne bør selv opfinde den manglende indkøbsordre eller antage, at en skade er godkendt.

Test med dem, der skal bruge løsningen

Lad en medarbejder udføre en normalsag uden hjælp og derefter håndtere en forkert ordre, et manglende billede og et afbrudt forløb. Notér, hvor personen bliver i tvivl. En test på kontoret bør suppleres med den faktiske arbejdssituation, hvis appen skal bruges på lageret.

Undersøg også rettelser: Kan en forkert mængde ændres uden at skjule historikken? Kan to medarbejdere behandle samme sag samtidigt? Hvem overtager opgaven ved fravær? De spørgsmål er afgørende for, om appen fungerer efter den første demonstration.

Afgræns en første version

Byg det mindste komplette forløb, der kan modtage, kontrollere og afslutte en sag. Aftal support og vedligeholdelse, inden appen bliver vigtig for driften. Brug tabellen til at holde fokus på brugerens beslutninger frem for antallet af skærmbilleder.